Vieraskynä: Jotpa tukee työmarkkinoita datan avulla
Teksti on alun perin julkaistu englanniksi 17.4.2024 Solitan verkkosivuilla.
Solita on ohjelmistokehitykseen erikoistunut yritys, joka on rakentanut Jotpalle tietoalustan ja siihen liittyvät analytiikkaratkaisut. Alustaa hyödynnetään muun muassa Jotpan tuloksellisuuden seurannassa ja Jotpan kehittämässä Osaamistarvekompassissa.
Alkuperäinen julkaisu: SECLE supports the employment market with data (solita.fi). Suomenkielisen tekstin on kirjoittanut Solita. Jotpa julkaisee tekstin Solitan luvalla.
Dataohjautuvuus astui uuden analytiikka- ja raportointijärjestelmän myötä Jotpan toiminnan ytimeen. Koulutusorganisaatiot ja ohjauksen ammattilaiset saavat nyt tietoa työelämässä tarvittavasta osaamisesta. Samalla Jotpa pystyy valvomaan rahoituksensa tuloksellisuutta ja lisäämään toimintansa läpinäkyvyyttä kansalaisille. ”Perinteisesti ajatuksena valtionhallinnossa on ollut seurata, paljonko rahaa jaettiin ja kenelle se meni. Tässä mallissa katsomme ennen kaikkea, mitä rahalla saatiin aikaiseksi. Seuraamme toimintamme yhteiskunnallista vaikutusta”, Jotpan johtaja Kirsi Heinivirta kertoo.
Vuonna 2021 perustettu Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus, Jotpa, halusi käyttöönsä nykyaikaisia tiedolla johtamisen ratkaisuja. Jotpa keskittyy vastaamaan työelämän kohtaanto-ongelmiin nopeasti ja joustavasti.
Tavoitteena oli parantaa koulutus- ja osaamispalveluiden kehittämistä ennakoivalla tiedolla sekä mahdollistaa rahoituksen tuloksellisuuden tehokas seuranta.Myönnetyn rahoituksen tuloksellisuutta seurataan nyt Jotpassa määritetyn mittariston avulla. Samalla hajallaan olevaa ennakointitietoa on koottu ja jalostettu hyötykäyttöön.
”Yhteiskunnassa on samanaikaisesti työttömyyttä ja osaajapula. Pyrimme tarttumaan akuutteihin tilanteisiin ja parantamaan koko koulutusjärjestelmän kykyä vastata muuttuviin tarpeisiin joustavasti, ajantasaisesti ja ennakoivasti. Tässä maassa tällaista ei ole aiemmin toteutettu”, Jotpan projektipäällikkö Satu Meriluoto sanoo.
Mitä rahalla saadaan aikaiseksi?
Datan ja analytiikan hyödyntämisen myötä Jotpa kuuluu valtiohallinnon edelläkävijöihin oman toiminnan tuloksellisuuden raportoinnissa. Jotpassa nähtiin, että uuden viraston on tärkeä toimia läpinäkyvästi heti toiminnan alkumetreillä ja kertoa, mitä verovaroilla saadaan aikaiseksi.
”Erityisen arvokasta on ollut se, että samalla kun olemme käynnistäneet toimintaamme, pystyimme luomaan tällaisen seurantajärjestelmän. Tilivelvollisuuden vaatimus lisääntyy yhteiskunnassa jatkuvasti. Moni organisaatio alkaa jälkikäteen rakentaa järjestelmiä, joilla tuloksellisuutta ja tehokkuutta mitataan. Olemme tehneet alusta asti asiat oikein, koska järjestelmän luominen oli mukana heti alkuvaiheessa”, Jotpan Heinivirta kertoo.
”On veronmaksajien etu nähdä, mihin julkista rahaa käytetään ja mitä käytetyllä rahalla saadaan aikaiseksi. Toivon, että tämä projekti innostaisi valtionhallintoa laajemminkin pohtimaan omaa datanhallintaansa ja läpinäkyvyyttään varojen käytön suhteen”, Solitan projektipäällikkö Anita Karppinen sanoo.
Nykyaikainen ja monistettava tietovarastoratkaisu
Jotpan tehtävä on toimia siltana työmarkkinoiden tarpeiden ja työntekijöiden osaamisen välillä. Jotpa rahoittaa koulutus- ja osaamispalveluita sekä välittää ja tuottaa ennakointitietoa. Yhteistyön tavoitteena oli luoda järjestelmä, jossa tietoa pystytään kokoamaan, analysoimaan ja jakamaan. Ennakointitietoa hyödynnetään Jotpan koulutus- ja osaamispalveluiden rahoituksen suunnittelussa. Tiedon avulla tunnistetaan suomalaisten työikäisten merkittävimmät osaamistarpeet.
Solita rakensi Jotpalle uuden oman tietoalustan ja sen päälle analytiikkaratkaisut. Projektissa toteutettiin kolme käyttötapausta, joista kaksi liittyy ennakointidatan analyyseihin, ja kolmannen avulla Jotpa voi seurata myöntämänsä rahoituksen tuloksellisuutta ja kohdentumista.
Yhteistyön tuloksena syntyi uusi, AWS-pilvipohjainen ja skaalautuva data lakehouse -ratkaisu. Se yhdistää data laken ja data warehousen parhaat puolet, kuten perinteisten tietokantojen, pilvipalveluiden ja datan integroinnin yhteen järjestelmään. Näiden ominaisuuksien ansiosta pystytään luomaan vahvempaa liiketoimintaymmärrystä, nopeuttamaan päätöksentekoa ja parantamaan toiminnan tehokkuutta. Data lakehouse mahdollistaa myös toiminnan laajentumisen ilman suuria investointeja infrastruktuuriin.
”Miten kuumille toimialoille, kuten tuulivoima-alalle, kouluttaudutaan? Mistä päin Suomea alalle valmistuneet henkilöt tulevat? Entä miten elinkeino- tai ammattirakenteen muutoksiin voidaan vastata lisäkoulutuksella? Muiden muassa tällaisiin kysymyksiin Jotpa pystyy nyt löytämään vastauksia”, Solitan Karppinen kertoo.
”Projekti oli teknisesti haastava, mutta samalla erittäin opettavainen ja palkitseva”, hän jatkaa.
Matka tiedolla johtamiseen
Projektissa onnistuttiin ja liiketoimintaan liittyvät tavoitteet saavutettiin. Jotpa pystyy nyt analysoimaan monipuolisesti rahoituksen myöntämisprosessiaan sekä myöntämänsä rahoituksen tuloksellisuutta. Myös avoin viestintä sidosryhmille Jotpan verkkosivuilla rahoituksen myöntämisen perusteista eri toimijoille on tätä päivää.
”Projektissa hienoa oli, että opimme kaikki, mitä datatyö tarkoittaa ja miten dataa hyödynnetään”, Jotpan Meriluoto kertoo.
Jotpa on uusi organisaatio, jolla on isoja tavoitteita. Matkan varrella jouduttiin etsimään erilaisia tapoja toimia ja rajaamaan suunnitelmia sen perusteella, mitä dataa oli oikeasti saatavissa ja miten eri tietolähteitä voidaan yhdistää. Tieto kulki jatkuvasti kahteen suuntaan. Koska projekti eteni samaan aikaan kun Jotpa loi omaa tietojärjestelmäänsä, Jotpan tiedonkeruut pystyttiin saman tien rakentamaan yhteensopiviksi datamallien kanssa.
”Julkishallinnossa on paljon riippuvuuksia – monitoimijaorganisaatiossa resilienssin tarve on suuri. Tämä oli matka, jossa oli paljon yllätyksiä. Silti onnistuimme tavoitteissa, aikataulussa ja budjetissa”, Jotpan Heinivirta kertoo.
”Avoimuus ja analyyttisyys ovat nyt arkipäivää Jotpassa. Toivoisin muidenkin valtion hallinnon organisaatioiden ottavan Jotpasta esimerkkiä – datanhallinta on tänä päivänä valtaa”, Solitan Karppinen muistuttaa.
Jotpa näyttää suuntaa datanhallinnassa
Jotpan ja Solitan yhteistyön tuloksena syntyi vakuuttava toiminnan tuloksellisuuden seurantajärjestelmä.
Uuden järjestelmän myötä Jotpalla on myös tilannekuva Suomen työvoima- ja osaamistarpeista lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä. Datan avulla Jotpa pystyy myös kertomaan, pystytäänkö tarpeisiin vastaamaan olemassa olevilla koulutuksilla ja osaamispalveluilla.
Heinivirta ja Meriluoto antavat solitalaisille kiitosta määrätietoisesta ja joustavasta työstä vaativassa projektissa. Yhteistyö lähti heti alkumetreillä hyvin käyntiin.
”Solitalaiset puhuivat kieltä, jota kaikki ymmärsivät, ja tavoitteet olivat koko ajan kirkkaat. Yhteistyö oli ketterää ja iteroivaa.”
Tulokset
- Jotpa pystyy analysoimaan rahoituksen myöntämisprosessia useasta eri näkökulmasta
- Jotpa pystyy tarkastelemaan myöntämänsä rahoituksen tuloksellisuutta
- Jotpa pystyy viestimään verkkosivuillaan sidosryhmilleen aiempaa läpinäkyvämmin rahoituspäätöksistä
- Osaamis- ja koulutuspalveluiden rahoitusta pystytään suunnittelemaan ennakointidatan pohjalta
- Jotpalla on tilannekuva Suomen työvoima- ja osaamistarpeista lyhyellä ja keskipitkällä aikavälillä
- Jotpa pystyy tuottamaan syventäviä alakohtaisia analyyseja.
- Jotpa pystyy tuottamaan uutta tietoa suomalaisille koulutusmarkkinoille.