Tietosuojaseloste Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (Jotpa) rekistereistä opiskelijoiden taustatiedoista, opiskelijapalautteesta sekä opiskelijaksi ottamisesta muussa kuin säännellyssä koulutuksessa

Tervetuloa lukemaan tietosuojaselostetta Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen rekistereistä opiskelijoiden taustatiedoista, opiskelijapalautteesta sekä opiskelijaksi ottamisesta muussa kuin säännellyssä koulutuksessa.

Rekisterinpitäjä

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus

PL 380, 00531 Helsinki

kirjaamo@jotpa.fi

Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava

projektipäällikkö Antti Kanes, antti.kanes@jotpa.fi

erityisasiantuntija Mikko Mähönen, mikko.mahonen@jotpa.fi 

Jotpa käyttää rahoittamiensa koulutusten hallinnointiin tietojärjestelmää, joka koostuu kolmesta eri henkilötietoja sisältävästä rekisteristä. Nämä ovat kaikkia rahoituksia koskeva 1) opiskelijoiden taustatietorekisteri, 2) opiskelijapalauterekisteri sekä hankinnoilla rahoitettua koulutusta koskeva 3) rekisteri opiskelijaksi ottamisesta muussa kuin säännellyssä koulutuksessa.

Kuhunkin rekisteriin kerätään osittain toisistaan poikkeavia henkilötietoja. Tässä tietoselosteessa kuvataan rekisterikohtaiset tiedot kerättävistä henkilötiedoista ja niiden käsittelystä sekä lopuksi kaikille kolmelle rekisterille yhteiset periaatteet kohdasta Säännönmukaiset tiedonlähteet -alkaen. 

1. Rekisterin nimi

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen rekisteri opiskelijoiden taustatiedoista

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin kerättyjen tietojen avulla Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus toteuttaa rahoittamansa koulutuksen arviointia, kehittämistä, tarkastusta, tilastointia ja seurantaa.

Kaikkien rahoitusten osalta koulutuksen järjestäjälle luovutetaan tieto taustatietolomakkeen täyttäneen opiskelijan nimestä.

Hankintojen yhteydessä koulutuksen järjestäjälle annetaan tieto opiskelijan kuulumisesta tiettyihin ryhmiin laskutusta varten. Nämä ryhmät ovat enintään perusasteen koulutuksen saaneet (peruskoulu, kansakoulu tai keskikoulu), yli 55 vuotta täyttäneet sekä äidinkielenään muuta kuin suomea, ruotsia tai saamea puhuvat. Palveluntuottaja ei saa tietää, mihin näistä ryhmistä opiskelija kuuluu, vaan ainoastaan sen, jos jokin näistä edellytyksistä täyttyy. Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus maksaa edellä mainittuihin ryhmiin kuuluvien opiskelijoiden opintosuorituksista kertoimella 1,3. 

Tietojen käsittelyn oikeusperuste: Laki Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta (682/2021)

Rekisterin tietosisältö

Kerättävät käyttäjätiedot ovat nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, sukupuoli, postinumero, äidinkieli, korkein suoritettu tutkinto, viimeisin suoritettu tutkinto, viimeisin suoritettu koulutus/kurssi, työtilanne (ammatti, työnantajan kokoluokka, työskentelysektori, työllisyysstatus, työsuhteen laatu). Euroopan elpymisväline (RRF) -rahoitusten osalta näiden lisäksi koulutuksen alkamisajankohta sekä mistä sai tiedon koulutuksesta.

Tiedot säilytetään rekisterissä kymmenen vuoden ajan ja vaikuttavuusanalyysiin liittyen pseudonymisoituna toistaiseksi.

2. Rekisterin nimi

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen rekisteri opiskelijapalautteesta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin kerättyjen tietojen avulla Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus seuraa rahoittamiensa koulutusten laatua.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste: Laki Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta (682/2021)

Rekisterin tietosisältö

Kerättävät henkilötiedot ovat sukupuoli, äidinkieli, ikäluokka kategorioittain, korkein tutkinto, jonka opiskelija on suorittanut ennen tätä koulutusta, opiskelijan tilanne työmarkkinoilla koulutuksen alkaessa.

Palaute annetaan ja kerätään anonyymisti ja kerättäviä henkilötietoja ei yhdistetä muihin tietoihin (esimerkiksi rahoituksen osallistujatiedot tai suoritustiedot). Yksittäinen henkilö ei ole tunnistettavissa rekisteristä.

Koulutuksen järjestäjä ei näe vastaajien taustatietoja, vaan ainoastaan rahoittaja. Koulutuksen järjestäjä voi tarkkailla palautteita vasta, kun vastaajia on vähintään viisi (5).

Tiedot säilytetään rekisterissä toistaiseksi.

3. Rekisterin nimi

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen rekisteri opiskelijaksi ottamisesta muussa kuin säännellyssä koulutuksessa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin kerättyjen tietojen avulla Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus varmistaa, että opiskelija kuuluu rahoituksen kohderyhmään, ja tekee päätöksen oppilaaksi ottamisesta hankkimaansa muuhun kuin säänneltyyn koulutukseen.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste: Laki Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta (682/2021) 13 §.

Rekisterin tietosisältö

Kerättävät käyttäjätiedot ovat nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, oppijanumero (mikäli tiedossa), sähköpostiosoite (mikäli tiedossa), työllisyysstatus (mikäli tiedossa), työnantaja (jos osallistujalla on voimassa oleva työsuhde ilmoittautumisvaiheessa) ja tehtävänimike (jos osallistujalla on voimassa oleva työsuhde ilmoittautumisvaiheessa).

Tiedot säilytetään rekisterissä hankitun koulutuksen toimeenpanokauden päättymiseen asti (eli hankintasopimuksen päättymispäivään).

4. Kaikkia rekistereitä koskevat osat

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot perustuvat rekisteröidyn itse antamiin tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää nähtäväksi tiedot, jotka hänestä on rekisteriin tallennettu.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot perustuvat rekisteröidyn itse antamiin tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää nähtäväksi tiedot, jotka hänestä on rekisteriin tallennettu.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisterissä, jonka käsittely on rajattu organisaation sisällä asiaankuuluville henkilöille.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa rekisterinpitäjältä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjausta ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• tarkistaa itseään koskevat tiedot.
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista.
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä.
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Pyyntö edellä mainittujen toimintojen tekemiseen tulee osoittaa rekisterin yhdyshenkilölle.

Lisätietoa

Rekisteriä ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Lisätietoa saa sähköpostitse osoitteesta info@jotpa.fi.