Ohjeita hankintojen sopimustoimittajille

Tämä sivu sisältää ohjeita Jotpan hankkimien osaamispalveluiden järjestäjille. Ohjeet koskevat muun kuin säännellyn koulutuksen (MUKS) hallinnointia. Sivun lopussa kerrotaan myös rahoituslogojemme käytöstä ja Opiskelijatarinoita-kampanjastamme.

Tässä ohjeessa koulutustoimijalla tarkoitetaan Jotpan hankinnoilla rahoittaman koulutuksen järjestäjää tai muuta hankintasopimukseen kuuluvaa osapuolta.

Koulutusten hallinnointi koostuu seitsemästä eri vaiheesta: 

1. koulutustarjonnan vieminen Opintopolkuun
2. opiskelijoiden hyväksyttäminen Jotpalla 
3. opiskelijoiden taustatietojen toimittaminen Jotpalle 
4. koulutuskuvauksen luominen ePerusteisiin 
5. suoritusten kirjaaminen KOSKI-suoritusrekisteriin 
6. opiskelijapalautteiden toimittaminen Jotpalle
7. koulutuksen materiaalin julkaiseminen Avointen oppimateriaalien kirjastossa.

Kohdat 1, 4 ja 5 toteutetaan Opintopolussa sijaitsevilla palveluilla (ePerusteet ja KOSKI). 

Kohdat 2, 3 ja 6 toteutetaan Jotpan omalla opiskelijaraportointijärjestelmällä. 

Kohta 7 toteutetaan Avointen oppimateriaalien kirjasto -palvelussa.
 

Palveluntuottajan tulee viedä koulutustarjonnan tiedot Opintopolkuun. Näin koulutuksesta kiinnostuneet löytävät Jotpan rahoittaman tarjonnan helposti yhdestä paikasta ja Opintopolku toimii yhtenä markkinointikanavana koulutuksellenne.

Ohjeet muun kuin säännellyn koulutustarjonnan tallentamiseen Opintopolkuun: Muiden koulutuksien tallentaminen (wiki.eduuni.fi) 

Tutkintoon johtamattoman korkeakoulutarjonnan päivittäminen Opintopolkuun: Tutkintoon johtamattoman korkeakoulutarjonnan päivittäminen (uusi tarjonta) (wiki.eduuni.fi)
 

Opiskelijat tulee hyväksyttää ennen koulutuksen aloittamista Jotpan opiskelijaraportointijärjestelmässä. Lähtökohtaisesti Jotpalla ei ole syytä olla hyväksymättä koulutustoimijan tekemää opiskelijavalintaesitystä, mikäli opiskelijat kuuluvat hankinnan kohderyhmään.

Opiskelijoista tarvitaan seuraavat tiedot: 

• etunimi
• sukunimi
• henkilöturvatunnus tai syntymäaika. 

Mikäli henkilöturvatunnuksia ei kerätä ilmoittautumisen yhteydessä, on hyvä huomioida, että tieto tarvitaan opintosuoritusten kirjaamisessa KOSKI-rekisteriin. 

Koulutustoimijan tulee toimittaa esitetyistä osallistujista myös seuraavat tiedot 1.6.2024 alkaen: 

• sähköpostiosoite
• työllisyysstatus (työssä oleva, työtön, työvoiman ulkopuolella, yrittäjä) 
• työnantaja
• tehtävänimike.

Hankinnan yhteyshenkilö kirjataan Jotpan opiskelijaraportointijärjestelmän yhteyshenkilöksi, mikäli Jotpalle ei ilmoiteta muuta henkilöä. Yhteyshenkilö voi lisätä tarvittaessa korkeintaan kaksi muuta koulutustoimijan edustajaa järjestelmän käyttäjiksi, jos heidän työtehtävänsä edellyttävät opiskelijoiden tietojen käsittelyä.

Koulutukseen osallistujista tulee toimittaa Jotpalle tietyt taustatiedot jollain seuraavista tavoista:

1. Koulutustoimija syöttää tiedot opiskelijakohtaisesti.
2. Koulutustoimija tuo opiskelijoiden tiedot kootusti Excel-tiedostossa. 
3. Opiskelija täyttää tiedot itse järjestelmästä löytyvän linkin kautta. Linkki toimitetaan opiskelijoille sähköpostilla. (Suositeltu tapa)

Opiskelija ei tarvitse salasanaa linkin avaamiseen, vaan kysely aukeaa automaattisesti opiskelijan linkistä.

Jotpan opiskelijaraportointijärjestelmästä löytyy myös saatekirjepohja, jota voi hyödyntää, jos opiskelijoiden taustatiedot kerätään linkin kautta.  

Koulutustoimijan vastuulla on, että taustatiedot kerätään jokaiselta opiskelijalta. Taustatiedot tulee kerätä heti, kun opiskelija aloittaa koulutuksen.  

Järjestelmästä näkyy niiden opiskelijoiden nimet, joista taustatiedot on toimitettu. Opiskelijoiden muita taustatietoja ei näy. Tätä kautta koulutustoimija pystyy seuraamaan, että kaikki opiskelijat toimittavat tiedot. Tietoja ei pysty myöhemmin muuttamaan, mutta koulutustoimija pystyy poistamaan opiskelijan tiedot.

Opiskelijoiden taustatietoja hyödynnetään Jotpan rahoittaman koulutuksen tuloksellisuuden, kohdennuksen ja rahoituksen ehtojen toteutumisen seurannassa.

Aliedustettuihin ryhmiin kuuluvat opiskelijat

Mikäli opiskelija kuuluu johonkin koulutuksessa aliedustettujen opiskelijoiden ryhmistä, näkyy opiskelijan nimen vieressä huutomerkki. Koulutuksessa aliedustetuista opiskelijoista voi laskuttaa 27 opiskelijatyötunnin hinnan kertoimella. Bonukseen oikeuttavat aliedustetut ryhmät on määritelty hankinnan kohteen kuvauksessa.

Opiskelijaraportoinnista saatava tieto ei ole välttämättä kattava, koska opiskelija ei ole välttämättä vastannut kaikkiin kyselyn kohtiin tai on täyttänyt kohdan väärin. Jos koulutustoimija tietää muusta syystä, että opiskelija kuuluu aliedustettuihin ryhmiin, voi opiskelijasta laskuttaa kertoimella, vaikka huutomerkkiä ei näy järjestelmässä. Koulutustoimijan kannattaa kerätä tieto opiskelijan mahdollisesta aliedustettuihin ryhmiin kuulumisesta esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä.

Muiden kuin säänneltyjen koulutusten kuvaukset lisätään ePerusteet-palveluun
viimeistään koulutuksen alkaessa. ePerusteissa näkyvät kuvaukset lisätään Opintopolun virkailijapalvelun kautta.

Opintopolun palveluiden (ePerusteet ja KOSKI) käyttämistä varten organisaation tulee rekisteröityä Opintopolun Organisaatiopalveluun. 

Ohjeet rekisteröitymiseen: Organisaatioiden rekisteröintipalvelun käyttöohjeet (wiki.eduuni.fi)

Opintopolun virkailijapalveluiden (https://virkailija.opintopolku.fi) käyttöönotto edellyttää, että palvelusta löytyvät tiedot koulutustoimijasta, oppilaitoksesta ja käyttäjistä (virkailijoista).

Organisaation, joka ei löydy Opintopolun Organisaatiopalvelusta, tulee rekisteröityä palveluun ennen muiden virkailijapalveluiden käyttöönottoa. Koulutustoimijan edustaja, jolle on kirjattu oikeus asioida organisaation puolesta, rekisteröi organisaation tiedot ja nimeää pääkäyttäjän. Kun JOTPA-ylläpitäjä on hyväksynyt tiedot, Opintopolun virkailijapalveluihin muodostetaan koulutustoimijan ja oppilaitoksen tiedot ja pääkäyttäjälle lähetetään kutsu käyttäjätunnuksen luontia varten. Pääkäyttäjä voi kutsua palveluun muita käyttäjiä. 

Virkailijapalveluiden käyttö alkaa organisaation rekisteröitymisellä osoitteessa https://rekisterointi.opintopolku.fi/jotpa.

JOTPA-pääkäyttäjä ja käyttöoikeuksien hallinta

Organisaatiossa tulee olla vähintään kaksi JOTPA-pääkäyttäjää. Tällä käyttöoikeusroolilla voi myöntää toiselle henkilölle saman käyttöoikeuden Virkailijan Opintopolussa: KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja tietosuoja: KOSKI-palvelun käyttöoikeusroolit (wiki.eduuni.fi)

Lue lisää käyttäjähallinnasta KOSKI-pääkäyttäjän ohjeesta: KOSKI-palvelun käyttäjähallinta ja tietosuoja: Virkailijoiden KOSKI-käyttöoikeuksien hallinta (wiki.eduuni.fi)

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä: koski@opintopolku.fi

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (JOTPA) rahoitusta saavien koulutuksen järjestäjien ohjeet (wiki.eduuni.fi)

HUOMIO! Koulutustoimijan on julkaistava paikallinen suunnitelma ePerusteet-palvelun VST ja JOTPA -työkalulla ennen muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeuksien luomista KOSKI-palveluun.

ePerusteet-palvelu luo automaattisesti opintokokonaisuuden tasolle nelinumeroinen opintokokonaisuuden koodi suunnitelman julkaisun yhteydessä. Koulutustoimija poimii julkaistusta suunnitelmasta opintokokonaisuuden koodin talteen ja lisää sen KOSKI-palveluun opiskeluoikeuden tietoihin opiskeluoikeutta luodessaan. Opintokokonaisuuden koodi on pakollinen tieto KOSKI-palvelussa muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeutta lisättäessä. Opintokokonaisuuden koodin avulla muodostetaan linkitys KOSKI-palvelussa olevan Opiskeluoikeuden ja ePerusteet-palvelussa olevan koulutuksen kuvauksen välille.

Ohjeet VST ja JOTPA -työkaluun koulutuksen järjestäjille (eperusteet.opintopolku.fi)

ePerusteet-palvelun asiakaspalvelu ja neuvonta:
eperusteet@opintopolku.fi
 

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan koulutustoimijan on tallennettava koulutuksessa olevien oppijoiden tiedot KOSKI-tietovarannon muun kuin säännellyn koulutuksen rekisteriin silloin, kun se järjestää Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetussa laissa tarkoitettua palvelukeskuksen hankkimaa muuta kuin säänneltyä koulutusta.

Koulutukseen osallistuneiden opiskelijoiden suoritukset arvioidaan ja kirjataan asteikolla hyväksytty/hylätty.

Muussa kuin säännellyssä koulutuksessa käytettävät rahoitusmuotokoodit ovat:

• Koodiarvo 14: Jatkuvan oppimisen ja työllisuuden palvelukeskuksen rahoitus
  Jatkuvan oppimisen ja työllisuuden palvelukeskuksen (JOTPA) hankintana rahoittamat muut kuin säännellyt koulutukset.
• Koodiarvo 15: Jatkuvan oppimisen ja työllisuuden palvelukeskuksen rahoitus (RRF)
  Jatkuvan oppimisen ja työllisuuden palvelukeskuksen (JOTPA) hankintana rahoittamat muut kuin säännellyt koulutukset, jotka on toteutettu Jotpan myöntämällä Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen rahoituksella (RRF). RRF-rahoituksesta kerrotaan hankintapäätöksessä.

Muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeuksien tiedot: Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen KOSKI-syöttökäyttöliittymässä (wiki.eduuni.fi)

Ohjeet suoritustietojen tallentamiseen opiskeluoikeudelle: Muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeuksien tiedot: Koulutuksen suoritustietojen tallentaminen opiskeluoikeudelle (wiki.eduuni.fi)

KOSKI-palvelun asiakaspalvelu ja neuvonta:
koski@opintopolku.fi

Koulutusmateriaalia KOSKI-palvelun käytöstä

• Uusille käyttäjille suunnattu ja palvelun perusasioiden kertaamiseen keskittyvä KOSKI-palvelun perusteet ja käyttäjähallinta -webinaari sekä muut koulutustallenteet löytyvät täältä: Koulutukset ja tilaisuudet (wiki.eduuni.fi)
• Neuvontaa KOSKI-palvelun käyttämiseen on saatavilla myös KOSKI-klinikoilla: KOSKI-klinikat (wiki.eduuni.fi). Näistä yleissivistävän koulutuksen klinikoille voi osallistua myös Jotpan MUKS-palveluntuottajat. Kun esität kysymyksiä klinikalla, mainitse, että kyse on Jotpan MUKS-koulutuksesta.
• Oppijoiden haku KOSKI-palvelun etusivulla sekä Opiskelijat-listauksen tarkastelun ohje (wiki.eduuni.fi) 
• Webinaaritallenne: KOSKI-palvelun perusteet ja käyttäjähallinta 25.1.2023 (youtube.com)
• Tilaisuusmateriaalit: Muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeudet KOSKI-palvelussa 22.1.2024 (JOTPA) (wiki.eduuni.fi)
   

Opiskelijapalaute kerätään jokaiselta opinnot aloittaneelta henkilöltä opintojen suorittamisen loppuvaiheessa. Palaute kerätään toimittamalla Jotpan opiskelijaraportointijärjestelmästä löytyvä linkki tai linkin sisältävä saatekirje opiskelijoille. 

Koulutustoimijan vastuulla on, että opiskelijapalaute kerätään jokaiselta opinnot aloittaneelta opiskelijalta. Koulutustoimija pystyy seuraamaan kerättyjä palautteita opiskelijaraportointijärjestelmän kautta. Palautteet tulevat näkyviin, kun palautteita on annettu vähintään viisi (5) kappaletta.

Koulutustoimija päättää tietojen keräämisen tavan. Hyvä käytäntö on varata opintojen loppuvaiheessa toteutuvasta tapaamisesta hetki palautekyselyyn vastaamiseen.

Jotpan rahoittaman palvelun puitteissa syntyvälle aineistolle tulee myöntää Creative Commons BY -tyyppinen (alkuperäinen tekijä nimettävä) tai vastaava käyttöoikeus. Jotpa suosittelee käyttämään CC BY-SA-lisenssiä, joka on kuten CC BY, mutta muunnelmat materiaalista on julkaistava samalla lisenssillä. Koulutustoimijan tulee asettaa aineisto yleisesti saataville Avointen oppimateriaalien kirjastoon (aoe.fi).

Tarkemmat ohjeet löytyvät hankinnan kohteen kuvauksesta ja sopimuksesta.

Koulutustoimija päättää itse parhaaksi katsomansa keinot toteuttaa koulutusmarkkinointia.  

Tyypillisesti koulutustoimija perustaa verkkosivuilleen oman sivun koulutuksia varten. Koulutusmarkkinointia voi lisäksi toteuttaa esimerkiksi  

• sosiaalisen median markkinoinnilla  
• suorilla yhteydenotoilla kohderyhmään kuuluviin yrityksiin tai henkilöihin  
• viestimällä koulutustarjonnasta toimialajärjestöjen tai toimialan yleisesti käyttämien kanavien kautta.    

Markkinointisuunnitelmaa ei tarvitse erikseen hyväksyttää Jotpalla. Seuraavat seikat tulee kuitenkin ottaa huomioon markkinoinnissa ja viestinnässä: 

Kohderyhmän esille tuominen 

Koulutuksen kohderyhmä tulee tuoda selkeästi esille kaikessa koulutukseen liittyvässä markkinoinnissa ja viestinnässä. Tämä edesauttaa sitä, että koulutukseen hakeutuu erityisesti hankinnan kohteen kuvauksessa määriteltyyn kohderyhmään kuuluvia henkilöitä.  

Koulutustoimija vastaa siitä, että Jotpalle toimitettavassa valintaesityksessä on vain hankinnan kohteen kuvauksessa määriteltyyn kohderyhmään kuuluvia henkilöitä.  

Opinto-oikeuden alkaminen Jotpan hyväksynnän jälkeen 

Koulutustoimijan tulee tuoda markkinoinnissa esille, että se hyväksyttää opiskelijat Jotpalla ennen koulutuksen aloittamista. Pelkkä ilmoittautuminen ei takaa oikeutta suorittaa opintoja.  

Opinto-oikeus alkaa vasta sen jälkeen, kun koulutustoimija on todennut henkilön kuuluvan kohderyhmään ja Jotpa on tehnyt päätöksen opiskelijaksi ottamisesta. Näin ollen koulutukseen ilmoittautuneille ei voi esimerkiksi luvata välitöntä pääsyä koulutusalustalle.   

Opintopiste- ja osaamispiste-termien käyttö 

Koulutuksen markkinoinnissa ei suositella opintopiste- tai osaamispiste-termin käyttöä. Jotpan hankkimia koulutuksia toteuttaa monenlaiset koulutustoimijat, mutta vain korkeakouluilla on oikeus myöntää opintopisteitä ja vain ammatillisen koulutuksen järjestäjillä on oikeus myöntää osaamispisteitä.  

Opintopiste- ja osaamispiste-termien käyttö voi aiheuttaa Jotpan hankkimaan koulutukseen osallistuvalle opiskelijalle väärinkäsityksen siitä, että koulutus luetaan hyväksi tietynlaajuisena, mikäli henkilö lähtee myöhemmin suorittamaan tutkintoa. Päätöksen siitä, minkä laajuisena Jotpan rahoittama koulutus mahdollisesti luetaan hyväksi, tekee kuitenkin aina asianomaisesta tutkintokoulutuksesta vastaava korkeakoulu tai ammatillinen oppilaitos.  

Koulutuksen laajuuden voi ilmaista esimerkiksi opiskelijatyötunteina: Kurssin laajuus on noin 27 opiskelijatyötuntia. 

Tietosuojaseloste 

Henkilötietoja tulee käsitellä sopimuksen ja sen liitteen Henkilötietojen käsittelyn ehdot ja Käsittelytoimien kuvaus mukaisesti. Koulutustoimija noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Jotpa on pääsääntöisesti hankkimiensa koulutusten henkilötietojen rekisterinpitäjä ja koulutustoimija on henkilötietojen käsittelijä.  

Koulutustoimijalla tulee olla oma tietosuojaseloste, jossa kuvataan henkilötietojen käsittelyn periaatteet koulutustoimijan omissa järjestelmissä, joissa se on itse rekisterinpitäjä (esimerkiksi ilmoittautumislomake ja opiskelijahallintojärjestelmä).  

Tämän lisäksi koulutustoimijan on suositeltavaa lisätä ilmoittautumissivulle linkki Jotpan tietosuojaselosteeseen rekisteristä opiskelijaksi ottamisesta muussa kuin säännellyssä koulutuksessa.  

Osaamispalvelun markkinointimateriaalissa tulee käyttää rahoittajan logoa ja logon yhteyteen tarkoitettua tekstiä.

Jotpan opiskelijatarinoita on somekampanja, joka liittyy rahoittamiimme osaamis- ja koulutuspalveluihin. Kampanja tuo opiskelijoiden äänen kuuluviin. 

Kampanjan tavoitteena on tuoda esiin kaikkia niitä uusia taitoja, joita koulutuksiin osallistuneet ovat oppineet. Näiden taitojen myötä myös työpaikoille on mahdollisesti syntynyt uusia käytänteitä, joita jaamme mielellämme eteenpäin.

Julkaisemme Jotpan opiskelijatarinat omilla LinkedIn-sivuillamme. Käytämme postauksissa tunnistetta #opiskelijatarinoita.

Haluatko pyytää opiskelijaasi osallistumaan kampanjaan? Lisätietoja saat meiltä osoitteesta info@jotpa.fi.

Sivu on päivitetty 27.3.2025.