Anvisningar för kontraktsleverantörer av upphandlingar

Denna sida innehåller anvisningar för anordnare av kompetenstjänster upphandlade av Skols. Anvisningarna gäller administration av annan än reglerad utbildning (på finska ”muu kuin säännelty koulutus”, MUKS). I slutet av sidan berättas även om användningen av våra finansieringslogotyper och om vår Studerandeberättelser-kampanj.

I denna anvisning syftar utbildningsaktör på anordnaren av utbildning eller en annan part som tar del av upphandlingskontraktet som anordnar utbildning som finansieras av Skols. 

Administration av utbildningar består av sex olika delar: 

1. att föra in utbildningsutbudet på Studieinfo
2. att godkänna studerandena hos Skols
3. att skicka in studerandenas bakgrundsuppgifter till Skols
4. att göra upp en beskrivning av utbildningen i eGrunder
5. att föra över uppgifter om prestationer i KOSKI-prestationsregistret 
6. att skicka in studeranderespons till Skols.

Delarna 1, 4 och 5 verkställs via tjänster (eGrunder och KOSKI) som utgör en del av Studieinfo.

Delarna 2, 3 och 6 verkställs via Skols egna studeranderapporteringssystem. 
 

Skols studeranderapporteringssystem (förutsätter inloggning): https://asiointi.jotpa.fi/sv/

Tjänsteproducenten ska föra in utbildningsutbudets information på Studieinfo. Det här är ett enkelt sätt för dem som är intresserade av utbildningen att hitta utbudet som finansieras av Skols på ett och samma ställe, och samtidigt fungerar Studieinfo som en marknadsföringskanal för er utbildning.

Anvisningar för registering av annat utbildningsutbud än reglerad utbildning på Studieinfo (på finska): Muiden koulutuksien tallentaminen (wiki.eduuni.fi) 

Uppdatering av högskoleutbudet som inte leder till examen på Studieinfo (på finska): Tutkintoon johtamattoman korkeakoulutarjonnan päivittäminen (uusi tarjonta) (wiki.eduuni.fi)
 

Studerandena skall godkännas i Skols studeranderapporteringssystem innan början av utbildningen. I princip finns det ingen orsak för Skols att inte godkänna utbildningsaktörens förslag till antagning av studerande, ifall studerandena tillhör upphandlingens målgrupp.

Följande uppgifter behövs om studerandena:

• förnamn
• efternamn
• personbeteckning eller födelsedatum.

Observera att även om personbeteckningarna inte samlas in vid anmälan till utbildning, behövs uppgiften dock för registrering av studieprestationer i KOSKI-registret. 

Från och med den 1 juni 2024 skall utbildningsaktören överlämna även följande uppgifter om föreslagna deltagare: 

• e-postadress
• sysselsättningsstatus (sysselsatt, arbetslös, utanför arbetskraften, företagare)
• arbetsgivare
• uppdragsbeteckning.

Upphandlingens kontaktperson registreras som kontaktperson för Skols studeranderapporteringssystem om inte Skols får en anmälan om en annan person. Kontaktpersonen kan vid behov sätta till högst två andra representanter för utbildningsaktören som användare av systemet, ifall deras arbetsuppgifter förutsätter behandling av studerandenas uppgifter.

Vissa bakgrundsuppgifter gällande deltagarna i utbildningen bör skickas in till Skols på ett av de följande sätten: 

1. Utbildningsaktören matar in uppgifterna individuellt för varje studerande. 
2. Utbildningsaktören importerar studerandenas uppgifter sammanfattat i en Excel-fil.
3. Studeranden fyller själv i sina uppgifter via länken i systemet. Länken skickas till studerandena per e-post. (Det rekommenderade alternativet)

Studeranden behöver inte lösenord för att öppna länken, utan enkäten öppnas automatiskt via studerandens länk. 

Ett exempel på följebrev i studeranderapporteringssystemet kan användas om studerandenas bakgrundsuppgifter samlas in via länken.

Utbildningsaktören ansvarar för att bakgrundsuppgifterna samlas in från varje studerande.  Bakgrundsuppgifterna bör samlas in genast när studeranden inleder utbildningen.

Systemet visar namnen på de studerande vars bakgrundsuppgifter har skickats in. Andra bakgrundsuppgifter om studerande är inte synliga. På detta sätt kan utbildningsaktören följa med att alla studerande skickar in bakgrundsuppgifterna. Uppgifterna kan inte senare redigeras, men utbildningsaktören kan radera studerandens uppgifter.

Studerandenas bakgrundsuppgifter utnyttjas i uppföljningen av effektiviteten och allokeringen av, och uppfyllelsen av finansieringsvillkoren för utbildningen som Skols finansierat.

Studerande som hör till underrepresenterade grupper

Ifall studeranden hör till en grupp studerande som är underrepresenterad i utbildning, syns ett utropstecken bredvid namnet på studeranden. Studerande som är underrepresenterade i utbildning kan faktureras med koefficienten av priset på 27 arbetstimmar för en studerande. De underrepresenterade grupperna som berättigar till bonusen har definierats i beskrivningen av upphandlingen.

Information som fås genom studeranderapportering är inte nödvändigtvis omfattande, eftersom studeranden svarar kanske inte på alla av frågorna eller fyller i sina svar fel. Ifall utbildningsaktören på grund av övriga skäl är medveten om att studeranden tillhör en eller flera underrepresenterade grupper, kan studeranden faktureras med en koefficient även, om utropstecknet inte syns i systemet. Det lönar sig för utbildningsaktören att samla information om studerandens eventuella tillhörighet till underrepresenterade grupper till exempel i samband med anmälan till utbildning.

Beskrivningar av andra än reglerade utbildningar tillsätts i eGrunder-tjänsten senast när utbildningen inleds. Beskrivningar som syns i eGrunder görs upp via administratörens arbetsbord i Studieinfo.

Organisationen skall registrera sig i Studieinfos organisationstjänst för användning av Studieinfos tjänster (eGrunder och KOSKI). 

Anvisningar för registrering: Anvisningar för organisationens registreringstjänst (wiki.eduuni.fi) 

Ibruktagande av administratörens arbetsbord i Studieinfo (https://virkailija.opintopolku.fi) förutsätter att uppgifter om utbildningsaktören, läroanstalten och användare (administratörer) finns i tjänsten.

En organisation som inte finns i Studieinfos Organisationstjänst skall registrera sig i tjänsten innan ibruktagande av övriga tjänstemannatjänster. Företrädaren för utbildningsaktören, som har antecknats rätten att utföra ärenden för organisationen, registrerar uppgifterna om organisationen och utser huvudanvändaren. Efter att Skols-administratören har godkänt uppgifterna, skapas uppgifterna om utbildningsaktören och läroanstalten i Studieinfos tjänstemannatjänster och huvudanvändaren får en kallelse för att skapa användarnamn. Huvudanvändaren kan bjuda in andra användare till tjänsten.

Användningen av tjänstemannatjänster börjar med registrering av organisationen vid adressen https://rekisterointi.opintopolku.fi/jotpa.

Skols-huvudanvändaren och administrationen av användarrättigheter

Organisationen bör ha minst två Skols-huvudanvändare. Med användarrättigheterna i denna roll kan man bevilja en annan person samma användarrättigheter i Tjänsterna i Studieinfo för administratörer: KOSKI-tjänstens användaradministration och dataskydd: Roller som beviljas och beskrivning av olika roller (wiki.eduuni.fi)

Läs mer om användaradministration i anvisningarna för KOSKI-huvudanvändaren: KOSKI-tjänstens användaradministration och dataskydd: Administration av tjänsteinnehavarnas KOSKI-användarrättigheter (wiki.eduuni.fi)

I problemfall ta kontakt via adressen: koski@opintopolku.fi

Anvisningar för utbildningsanordnare med finansiering av Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning (Skols) (wiki.eduuni.fi)

OBS! Innan en studierätt för annan än reglerad utbildning kan skapas i KOSKI-tjänsten måste utbildningsaktören publicera den lokala planen genom att använda eGrunder-tjänstens Verktyget för fritt bildningsarbete och JOTPA (Skols).

I eGrunder-tjänsten genereras automatiskt en fyrsiffrig kod för studiehelheten på studiehelhetens nivå vid publiceringen. Utbildningsaktören sparar studiehelhetens kod från den publicerade planen och lägger till den i studierättens uppgifter i KOSKI-tjänsten när studierätten skapas. Studiehelhetens kodvärde är en obligatorisk uppgift då studierätten för annan än reglerad utbildning förs in i KOSKI-tjänsten. Med studiehelhetens uppgift om kodvärde bildas en länk från studierätten i KOSKI-tjänsten till utbildningens beskrivning som finns i eGrunder-tjänsten.

Anvisningar för Verktyget för fri bildning och Skols för anordnare av utbildning (eperusteet.opintopolku.fi)

eGrunder-tjänstens kundservice och rådgivning:
eperusteet@opintopolku.fi
 

Enligt lagen om nationella studie- och examensregister ska en utbildningsaktör, som anordnar annan än reglerad utbildning som upphandlats av servicecentret enligt lagen om Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning lagra uppgifterna om studerande i utbildningen i KOSKI-informationsresursens register över annan än reglerad utbildning. 

Prestationerna av studerande som deltagit i utbildningen bedöms och inskrivs med skalan godkänd/underkänd. 

Finansieringsformskoderna som används i annan än reglerad utbildning är:

• Kodvärde 14: Finansiering beviljad av Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning
  Andra än reglerade utbildningar som finansierats av Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning (Skols) i form av upphandlingar
• Kodvärde 15: Finansiering beviljad av Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning (RRF)
  Andra än reglerade utbildningar som finansierats av Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning (Skols) i form av upphandlingar verkställda med finansiering från Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens (RRF). RRF-finansieringen nämns i upphandlingsbeslutet.

Anvisningar för hur man sparar uppgifter om studierätt inom annan än reglerad utbildning (på finska): Muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeuksien tiedot: Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen KOSKI-syöttökäyttöliittymässä (wiki.eduuni.fi)

Anvisningar för hur man sparar prestationsuppgifter under en studierätt (på finska): Muun kuin säännellyn koulutuksen opiskeluoikeuksien tiedot: Koulutuksen suoritustietojen tallentaminen opiskeluoikeudelle (wiki.eduuni.fi)

KOSKI-tjänstens kundservice och rådgivning:
koski@opintopolku.fi

Material gällande användning av KOSKI-tjänsten på svenska

• KOSKI-tjänsten (på svenska) (wiki.eduuni.fi)
• KOSKI-tjänstens bruksanvisningar (pdf) (2018) (wiki.eduuni.fi)
• Webbinarier på svenska (wiki.eduuni.fi)

Material gällande användning av KOSKI-tjänsten på finska

• KOSKI-palvelun perusteet ja käyttäjähallinta -webbinariet för nya användare av tjänsten som fokuserar på grunderna av användningen av tjänsten samt andra inspelningar på finska: Koulutukset ja tilaisuudet (wiki.eduuni.fi)
• Man kan få rådgivning i användning av KOSKI-tjänsten även via KOSKI-kliniker: KOSKI-klinikat (wiki.eduuni.fi). Även Skols MUKS-tjänsteproducenter kan delta i klinikerna för allmänbildande utbildning. När du ställer frågor under tillfället, kom ihåg att nämna att det gäller Skols MUKS-utbildning (annan än reglerad utbildning).
• Sök-funktionen gällande studerande på KOSKI-tjänstens framsida samt anvisningar för granskning av listan på studerande (wiki.eduuni.fi)
• Inspelning av webbinariet: Grunderna för och administration av KOSKI-tjänsten 25.1.2023 (youtube.com)
• Materialen från evenemanget: Studierätt inom annan än reglerad utbildning i KOSKI-tjänsten 22.1.2024 (Skols) (wiki.eduuni.fi)
   

Studeranderespons samlas in från varje person som inlett studier i slutskedet av avläggandet av studierna. Responsen samlas in genom att skicka studerandena antingen länken som finns i Skols studeranderapporteringssystem, eller följebrevet som innehåller länken.

Det är på utbildningsaktörens ansvar att samla in studeranderesponsen från varje studerande som inlett studierna. Utbildningsaktören kan följa med den insamlade responsen genom studeranderapporteringssystemet. Responsen blir synlig när minst fem (5) stycken responsblanketter har skickats in.

Utbildningsaktören beslutar om hur uppgifterna samlas in. God praxis är att ta en stund för besvarande av responsenkäten under mötet som sker i slutskedet av studierna.

I marknadsföringsmaterialet för kompetenstjänsten bör finansiärens logotyp och sammanhängande text användas.

Skols studerandeberättelser är vår kampanj på sociala medier som har att göra med kompetens- och utbildningstjänster som vi finansierar. Kampanjen gör studerandes röst hörd.

Syftet med kampanjen är att lyfta fram alla de nya färdigheter som deltagare i utbildningar har lärt sig. Med hjälp av dessa färdigheter kan det även ha uppstått nya praxis på arbetsplatser som vi gärna sprider vidare.

Vi publicerar Skols studerandeberättelser på våra egna LinkedIn- och Facebook-sidor. Vi använder hashtagen #opiskelijatarinoita och #studerandeberättelser i våra inlägg.

Vill du be din studerande att delta i kampanjen? Du får mer information från oss vid adressen info@jotpa.fi.